Co może wiedzieć o swoich pracownikach pracodawca?

Przetwarzanie danych osobowych
Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych przez przetwarzanie danych osobowych należy rozumieć jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych, w tym ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

Podawanie danych podczas ubiegania się o pracę
Osoba ubiegająca się o pracę powinna wiedzieć, że także ma prawo do ochrony swoich danych osobowych. Pracodawca ma bowiem prawo żądać od takiej osoby podania jedynie imienia (imion) i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Przetwarzanie tych danych osobowych może następować jedynie na potrzeby procesu rekrutacji. Należy również pamiętać, że podczas rozmowy kwalifikacyjnej przedsiębiorca albo osoba przeprowadzająca rekrutację nie może pytać kandydata do pracy o jego preferencje seksualne, przekonania polityczne, czy wyznanie. W przypadku kobiet nie mogą padać pytania dotyczące ewentualnej ciąży lub chęci posiadania dzieci.

Dane osobowe pracownika
Jeżeli chodzi o zatrudnionych pracowników to oprócz informacji wymienionych powyżej pracodawca może również żądać innych danych osobowych pracownika a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracownik jest również zobowiązany podać swój numer PESEL. Ponadto pracodawca jest uprawniony do uzyskania od pracownika także innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Dane te powinny być przez pracownika udokumentowane.

Dane służbowe
Kwestią odmienną jest wykorzystywanie danych służbowych pracownika. Informacje, takie jak imię i nazwisko pracownika, służbowy adres e-mail, czy służbowy numer telefonu są ściśle związane z jego pracą i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Jeżeli więc nie dotyczą życia prywatnego pracownika mogą być wykorzystywane przez pracodawcę, także bez jego zgody. Dotyczy to również umieszczania tych danych na stronach internetowych pracodawcy.

Jakich informacji pracodawca nie może gromadzić?
Warto wiedzieć, że pracodawca nie może gromadzić danych biometrycznych pracownika, czyli np. linii papilarnych. Przepisy prawa, potwierdzone orzecznictwem sądów, nie zezwalają bowiem na gromadzenie takich danych nawet za zgodą zatrudnionego.